Archivační krabice pro firmy i domácnosti

Archivační a úložné krabice – jde to úhledně a prakticky zároveň

Někdy byste nejraději všechny ty lejstra a zbytečnosti vyhodili z okna. Jenže bohužel to nejde. Ať už jste soukromý podnikatel, velká firma nebo si jenom potřebujete uklidit v bytě, některé doklady, dokumenty, cennosti, hračky, suvenýry nebo jen cetky ke kterým máte vztah, prostě musíte uložit nebo archivovat. V mnoha případech to ukládá dokonce i zákon.

Bude to dřina, všechno uložit a navíc tak, abyste to třeba za dva roky zase pohodlně našli. Ale nezoufejte. Na Eobalech nabízíme spoustu krabic, které vám práci hodně usnadní a zpřehlední.

Nejdříve si představíme krabice, které pro archivaci a ukládání nabízíme a poté si krátce shrneme, co vlastně a jak musíte archivovat, jakožto podnikatel nebo firma.

Archivační a úložná krabice Smajlík - pevná a solidní krabice, která hodně vydrží. Díky úchytům se s ní snadno manipuluje. Rozměrově je přizpůsobena archivačním boxům velikosti A4, do jedné krabice Smajlík se jich vejde pět. Boxy se hodí pro archivaci účetnictví, vejdou se do nich i celé šanony. Archivační box společně s krabicí tvoří jednodruhový obal, takže se velmi snadno recyklují, jako běžný papír.

Na Eobalech ale nabízíme krabic vhodných k archivaci daleko více. Rozhodně neprohloupíte, pokud jako úložnou použijete naši stěhovací krabici, jedná se o naše nejodolnější kartony, takže pokud potřebujete uložené archiválie nebo předměty často přenášet, jsou pro vás ideální. Dosahují totiž nosnosti podle typu 30 nebo 50 kg.

Klasická archivační krabice se hodí pro dlouhodobé uložení především formátů A3 a A4. Z jednoho kusu vlnité lepenky si složíte praktický obal i s víkem. A pokud pro ukládání hledáte pěkný bílý karton využijte naše krabice s víkem, které nabízíme v několika velikostech a výškách na formáty A3 a A4.

Všechny zmíněné krabice jsou vyrobeny z kvalitní vlnité lepenky a nepotřebují pro své složení použití lepicí pásky.

Jaké dokumenty musíte archivovat jako podnikatel nebo firma?

Záleží na tom, kdo jste.

Jste plátce DPH: musíte archivovat všechny doklady potřebné pro výpočet daně po dobu minimálně 10 let.

Jste zaměstnavatel:  musíte archivovat evidenční a mzdové listy a účetní záznamy

Jste povinni vést účetnictví (např. podnik s více než 25 mil. obratem): musíte archivovat účetní závěrky a výroční zprávy, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a účetní záznamy například v podobě daňových dokladů.

Jste podnikatel vedoucí daňovou evidenci: musíte archivovat pouze dokumenty potřebné pro daňovou kontrolu.

Jak dlouho musíte firemní dokumentaci archivovat

Daňové doklady

Dle zákona o dani z přidané hodnoty

10 let: výroční zprávy, účetní uzávěrky, daňové doklady pro stanovení DPH

5 let: účetní doklady, odpisy, inventury, účtový rozvrh, účetní záznamy pro účetnictví

Účetní záznamy

Dle zákona o účetnictví

10 let: účetní závěrka a výroční zpráva

5 let: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví

Doklady zaměstnavatele

Dle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení

30 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění

10 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu

6 let: seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti

3 roky: evidenční listy

Archiválie

Dle zákona o archivnictví a spisové službě

Jedná se o záznamy či dokumenty, které vznikly z činnosti obchodních korporací a družstev a které jsou podle zákona určené k trvalému uchování v rámci veřejného zájmu. Korporace a družstva mají povinnost dokumenty vypsané níže uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií.

• dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu: zakladatelské dokumenty, stanovy, jednací řády, dokumenty o přeměnách, likvidaci nebo zániku
• dokumenty o řízení: protokoly a zápisy z jednání statutárního nebo dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad
• dokumenty o majetku podnikatelského subjektu: mimořádné inventarizace majetku, smlouvy o převodu vlastnického práva, certifikace ochranných známek
• finanční dokumenty: účetní závěrky
• dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce: podnikatelské záměry, dokumentace výrobků

zdroj informací o podmínkách archivace: https://www.pruvodcepodnikanim.cz/clanek/archivace-ucetnich-dokladu/